Ultimativer Leitfaden zum Vertragsmanagement: Vorteile und bewährte Praktiken

Unabhängig davon, welche Art von Unternehmen Sie haben, ein Aspekt, der für das Funktionieren des Unternehmens zweifellos von zentraler Bedeutung ist, sind Verträge. Verträge bilden täglich das Rückgrat jeder Beziehung, die ein Unternehmen mit Interessengruppen wie Lieferanten, Partnern und Kunden unterhält. Angesichts seiner Bedeutung für die Unternehmensleistung sorgt ein effektives Vertragsmanagement für eine langfristige Wertschöpfung in Ihrem Unternehmen. Außerdem trägt es dazu bei, starke Beziehungen zu den Stakeholdern aufzubauen. Ein Vertragsmanagementprozess, der den gesamten Lebenszyklus der Verträge steuert, entscheidet letztlich über Erfolg oder Misserfolg des Unternehmens.

Was ist Vertragsmanagement?

Definition

Vertragsmanagement bezieht sich auf die Geschäftsprozesse, die die Erstellung, Umsetzung und Bewertung von Verträgen verwalten, um die Unternehmensleistung zu maximieren und Risiken zu minimieren.

Vertragsmanagement ist von zentraler Bedeutung für Ihr Unternehmen – Verträge sind rechtlich bindend und bestimmen die Beziehungen zwischen den Interessengruppen eines Unternehmens, die Preisgestaltung, den Arbeitsumfang, Rechte und Pflichten, Zeitpläne für Projekte, Garantiebestimmungen usw. Angesichts der Bedeutung von Verträgen kann ein effektives Vertragsmanagement die Leistung eines Unternehmens erheblich verbessern. Wenn Ihr Vertragsmanagement unstrukturiert ist, birgt es für Ihr Unternehmen verschiedene operative und finanzielle Risiken.

Die Rolle des Vertragsmanagements hat sich ebenfalls weiterentwickelt. Es geht nicht mehr nur um die Ablage von Dokumenten; Vertragsmanagement bedeutet, jeden Aspekt des Lebenszyklus eines Vertrags zu verstehen, um aussagekräftige Daten zu erhalten. Unternehmen setzen das Vertragsmanagement ein, um ihre Leistung zu steigern und zu wissen, wie sie ihre Ziele besser erreichen können. In einem Gartner-Bericht heißt es: “CLM entwickelt sich von einem operativen Aufzeichnungssystem zu einem Kernsystem auf Unternehmensebene, das Geschäftsrisiken, Kosten und das Streben nach Umsatzmaximierung berücksichtigt.

Vorteile des Vertragsmanagements

Schauen wir uns einige der wichtigsten Vorteile des Vertragsmanagements an:

• Unterstützt das Funktionieren des Unternehmens

  Ein effizientes Vertragsmanagement trägt dazu bei, die Funktionsweise eines Unternehmens zu vereinfachen – es strukturiert die Geschäftserwartungen und die für ihre Erfüllung erforderlichen Mechanismen und ermöglicht es Ihnen zu analysieren, wie die Unternehmensziele erfüllt werden. Die Erkenntnisse aus dem Vertragsmanagement können auch dazu beitragen, Bereiche für die Umsatzoptimierung und Kostenminimierung zu identifizieren.

• Verbessert die Funktionseffizienz

  Zu den besten Vertragsmanagementtechniken gehört der Einsatz verschiedener Software oder Tools, die den Prozess der Vertragsverwaltung automatisieren. Durch die Verringerung des manuellen Aufwands werden die Geschäftseffizienz und die Fehlerquote verbessert.  Das Personal kann sich auf strategischere Aspekte der Vertragsverwaltung konzentrieren, wie z. B. die Bewertung der Vertragsleistung, die Ermittlung von Bereichen mit Verbesserungsbedarf usw.

• Verbessert die Ausgabentransparenz und minimiert Fehlausgaben

  Durch die Strukturierung des Engagements einer Organisation mit ihren Stakeholdern, insbesondere ihren Lieferanten, vereinfacht das Vertragsmanagement die Transaktions- und Leistungsverfolgung. Es erhöht die Ausgabentransparenz und verbessert die Transparenz darüber, wohin genau Ihr Geld fließt. Unerlaubte Ausgaben sind eines der kritischen Probleme, mit denen Unternehmen zu kämpfen haben, und eine höhere Ausgabentransparenz hilft Ihnen, nicht dokumentierte Ausgaben einzudämmen. Durch die Erhöhung der Ausgabentransparenz kann das Vertragsmanagement auch dazu beitragen, höhere Kosteneinsparungsmöglichkeiten für Ihr Unternehmen zu ermitteln.

• Erhöht die Sichtbarkeit von Zulieferern

  Lieferanten sind heute für die meisten Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da die Mehrheit der Organisationen Lieferanten für die Bereitstellung von Waren/Dienstleistungen einbezieht, um ihre Leistung zu verbessern. Das Vertragsmanagement hilft bei der Verfolgung der Lieferanten, der Bewertung ihrer Leistung auf der Grundlage der in den Verträgen genannten Kriterien und der Bewertung des Lieferantenrisikos. Darüber hinaus dient es auch als Mechanismus für den Aufbau langfristiger, kooperativer Beziehungen zu den Lieferanten, die zu wertvollen Synergien führen.

• Durchsetzung und Verbesserung der Compliance

  Ein Vertragsmanagementsystem, das die Bedingungen und Verfahren festlegt, die eingehalten werden müssen, sorgt für eine bessere Einhaltung der Vorschriften durch die Beteiligten. Eine bessere Einhaltung der Vorschriften trägt unweigerlich dazu bei, eine große Anzahl von Risiken innerhalb des Unternehmens zu mindern.

  Dies ist von entscheidender Bedeutung, da der Jahresbericht von Zycus, Pulse Of Procurement 2022, Vertragsrisiken und mangelnde Compliance als einen der größten Beschaffungsprobleme im Jahr 2022 identifiziert hat.

Um ein effektives Vertragsmanagement zu gewährleisten, ist es wichtig, die Phasen des Vertragsmanagements zu bestimmen, die für die Einrichtung eines Vertragsmanagementsystems verwendet werden können. Die Phasen und Zyklen des Vertragsmanagements können je nach Art der Organisation und ihrer Funktionsweise unterschiedlich sein; ein grundlegender Rahmen ist jedoch möglich.

Phasen des Vertragsmanagements

Unternehmensziele identifizieren und Risikobereitschaft definieren

Bevor ein Vertrag aufgesetzt wird, ist es wichtig, die Geschäftsziele zu ermitteln, für die der Vertrag notwendig ist. Auf diese Weise lassen sich für beide Parteien angemessene Erwartungen festlegen, und es kann effektiv bewertet werden, inwieweit der Vertrag die Anforderungen des Unternehmens erfüllen konnte.

Darüber hinaus ist es von entscheidender Bedeutung, die Risikobereitschaft der Beteiligten zu verstehen und zu definieren, um angemessene Leistungserwartungen festzulegen und die Wahrscheinlichkeit des Auftretens von Risiken während des gesamten Lebenszyklus des Vertrags zu minimieren.

Den Vertrag entwerfen

Sobald die Unternehmensziele und -erwartungen ermittelt, definiert und korrekt kommuniziert wurden, beginnt der Prozess der Vertragsgestaltung.

Sammeln Sie alle erforderlichen Informationen und Dokumente, und wenn das Unternehmen über solche verfügt, nutzen Sie standardisierte Vorlagen, die aktualisiert werden und allen rechtlichen und organisatorischen Anforderungen entsprechen. Die Ausarbeitung eines Vertrags ist ein äußerst kritischer Prozess, da jede Unklarheit zu geschäftlichen Verlusten führen kann.

Verhandlung des Vertrags mit den beteiligten Akteuren

Nach der Ausarbeitung des Vertrags beginnt die Verhandlung zwischen den beteiligten Parteien. Dabei wird berücksichtigt, was jede Partei von den Verträgen hinsichtlich der Preisstruktur, der Bedingungen, der Rechte und Pflichten, der Garantiebestimmungen, der Verlängerungen und der Kündigung usw. erwartet. Stellen Sie sicher, dass alle während des Verhandlungsprozesses vorgeschlagenen Änderungen zur Einarbeitung effektiv nachverfolgt werden.

Der Verhandlungsprozess sollte idealerweise so geführt werden, dass alle beteiligten Parteien transparent und vertrauensvoll miteinander kommunizieren. Dies hat den zusätzlichen Vorteil, dass das Unternehmen langfristige, kooperative Beziehungen aufbauen und die daraus resultierenden Synergien für eine verbesserte Leistung nutzen kann

Abschließen und Ausführen des Vertrags

Nach Abschluss der Verhandlungsphase und der Anpassung des Vertrags an etwaige Änderungen wird der Vertrag zur Genehmigung an alle zuständigen Teams weitergeleitet. Es ist wichtig, dass die Organisation einen angemessenen Arbeitsablauf für den Genehmigungsprozess der verschiedenen Vertragstypen hat, um sicherzustellen, dass die Genehmigungen den Vertragszyklus nicht behindern. Sobald der Vertrag genehmigt und abgeschlossen ist, beginnt die Ausführung durch alle relevanten Beteiligten auf der Grundlage aller im Vertrag genannten Spezifikationen.

Verwalten von Vertragsverpflichtungen und Audits

Das Vertragsmanagement (CM) endet nicht, wenn der Vertrag ausgeführt wird. Nach der Ausführung muss sichergestellt werden, dass alle Beteiligten ihren Verpflichtungen hinsichtlich Leistung, Fristen, Zahlungen usw. nachkommen. Die Verwaltung der Verantwortlichkeiten ermöglicht die Einhaltung aller Vertragsspezifikationen und stellt sicher, dass die Vertragsleistung den Geschäftsanforderungen entspricht.

Darüber hinaus ist es unerlässlich, alle Verträge regelmäßig zu prüfen, um die Leistung zu messen und etwaige Risiken zu ermitteln. Regelmäßige Vertragsprüfungen helfen Ihnen, Mechanismen zur Risikominderung zu ermitteln und einzurichten.

Verwaltung von Vertragskündigungen und -verlängerungen

Wenn sich der Vertragszyklus seinem Enddatum nähert, ist es wichtig, den Überblick über die Beendigung oder Erneuerung von Verträgen zu behalten. Verpasste Vertragsverlängerungen können zu erheblichen Verlusten führen, da sie den Aufbau langfristiger Beziehungen und Synergien beeinträchtigen, Chancen zur Umsatzmaximierung verpassen usw. Außerdem bedeutet dies, dass das Unternehmen einen neuen Prozess für dieselbe Vertragsanforderung durchführen muss.

Bewährte Praktiken für das Vertragsmanagement

Um den Nutzen des CM-Systems zu erhöhen, können Sie bestimmte Best Practices anwenden, die sicherstellen, dass Sie den größtmöglichen Nutzen aus Ihren Verträgen ziehen:

• Zentralisierung eines Repository für alle Verträge
  

  Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen alle Verträge in einem zentralen Repository speichert, auf das alle Beteiligten zugreifen können. So lassen sich Vertragsinformationen wie Geschäftsbedingungen, Verlängerungen usw. leichter nachverfolgen.

Sicherstellung der Zusammenarbeit im Team während des gesamten Lebenszyklus von Verträgen

In den meisten Fällen ist die Rechtsabteilung für das Vertragsmanagement zuständig. Stellen Sie sicher, dass es Verfahren oder Kommunikationskanäle für Verträge gibt, um die Interessengruppen zu vertreten. Durch die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen der Rechtsabteilung und anderen Geschäftsbereichen führt ein Vertrag zu den gewünschten Ergebnissen bei minimalen Risiken. Außerdem wird so eine völlige Abhängigkeit der anderen Geschäftsbereiche von der Rechtsabteilung verhindert.

Ermöglichung der Einhaltung von Vorschriften während des gesamten Lebenszyklus von Verträgen

Die Gewährleistung eines effektiven Compliance-Managements über den gesamten Lebenszyklus von Verträgen ist von entscheidender Bedeutung. Es hilft bei der Einhaltung von behördlichen/rechtlichen und unternehmerischen Anforderungen. Die an der Einhaltung von Verträgen Beteiligten verhindern neben verschiedenen Risiken auch finanzielle und betriebliche Verluste.

Standardisierung der Vertragsmanagementprozesse ohne starre Vorgaben

Die Standardisierung der verschiedenen CM-Phasen verringert die Zykluszeiten und die damit verbundenen Ineffizienzen. Die Organisation kann über standardisierte Vorlagen verfügen, da die meisten Verträge die gleichen Vertragstypen aufweisen. Vorab genehmigte Vorlagen, die regelmäßig aktualisiert werden, helfen bei der Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften. Jede Organisation sollte über ein Vertragsmanagementverfahren verfügen, damit die Geschäftseinheiten eine standardisierte Methode zur Verwaltung ihrer Verträge anwenden können.

Warum ist eine Vertragsmanagement-Software wichtig?

Eine wichtige Frage, die sich Unternehmen stellen müssen, ist, ob die Investition in eine CM-Software sinnvoll ist. Die Einführung einer Vertragsmanagement-Software, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht, kann eine komplizierte und zeitaufwändige Aufgabe sein. Aber die richtige Software kann auf lange Sicht sehr effektiv, effizient und produktiv sein.

1. Sobald die Vertragsverwaltungs software den Lebenszyklus der Verträge des Unternehmens automatisiert, wird der manuelle Aufwand für taktische Aufgaben erheblich reduziert, und die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler sinkt ebenfalls.
2. Die Vertragsverwaltungssoftware ermöglicht auch eine höhere Effizienz in jeder Phase der Vertragsverwaltung und verkürzt somit die Vertragszyklen. Wenn zum Beispiel das Rechtsteam bei der Ausarbeitung eines Vertrags jeden Vertrag, den das Unternehmen benötigt, manuell vorbereiten müsste, würde dies zu lange dauern. Automatisierte CM-Software reduziert manuelle Eingriffe.
3. Vertragsmanagement-Software hilft dabei, ein Repository für die Verträge in einem Cloud-System zu zentralisieren und ermöglicht gleichzeitig einen komfortableren Zugang zu kritischen Vertragsinformationen für alle relevanten Interessengruppen. Das Auffinden, Verfolgen und Bewerten von Verträgen ist dann nur noch ein paar Mausklicks entfernt.
4. Die Vertragsmanagement-Software trägt auch zur Risikominderung und Leistungsmaximierung bei der Vertragsgestaltung bei. Sie stellt sicher, dass alle Beteiligten rechtzeitig die notwendigen Benachrichtigungen erhalten, insbesondere wenn es um Vertragsverlängerungen, Zahlungen, Fristen usw. geht. Vertragsmanagement-Software verknüpft Ihre Verträge auch mit dem Compliance-Management.

Darüber hinaus verbessert die Automatisierung des Vertragsmanagements mit Hilfe künstlicher Intelligenz die Datenanalyse. Mithilfe von Vorhersagefunktionen können Sie aus Ihrem Vertragsmanagementsystem wichtige Erkenntnisse gewinnen sowie Kosten und Einnahmen prognostizieren. Sie erkennen auch, wie Sie Ihre Leistung steigern können.

Kurz und bündig

IACCM-Forschungen haben ergeben, dass 70-75 % der gescheiterten Projekte auf vertragliche und kommerzielle Probleme zurückzuführen sind, was zu einem durchschnittlichen jährlichen Umsatzverlust von 9,2 % führt.

In diesem Blog haben wir die entscheidenden Aspekte des Vertragsmanagements behandelt. Wir haben die Vorteile, Phasen und Best Practices erörtert, mit denen Vertragsmanagementprozesse effektiver und produktiver gestaltet werden können. Unternehmen erkennen die strategische Bedeutung des Vertragsmanagements für das Erreichen der Unternehmensziele. Mithilfe von KI, Software und Digitalisierung können Vertragsmanagement-Profis den größtmöglichen Nutzen daraus ziehen. Was ist mit Ihnen?